靖江市人民检察院档案管理制度
第一章 总 则
第一条 为了加强对本机关档案的收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为领导决策和各项检察业务服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《机关档案工作条例》和《机关档案工作业务建设规范》等有关规定，重新修订本制度。
第二条 本制度是指“收发文管理制度”、“文件材料整理归档制度”、“档案的保密制度”、“档案利用制度”、“档案鉴定与销毁制度”、“档案保管制度"、“档案接收、移交制度”、“档案信息发放制度”、 “安全保卫工作制度”、“档案的鉴别整理和定期检查制度”、“档案统计与汇报制度”、“档案工作“三纳入”、“四参加”制度”、“机关档案室工作的基本任务”、“分管领导职责”、“档案室主任职责”、“档案专、兼职工作人员职责”、“兼职档案员的职责”。
第三条 本机关在工作活动中形成的全部档案均由本机关档案室集中统一管理。
第二章 收发文管理制度
第四条 文件是开展和指导工作的重要依据，为搞好这项工作，特指定工作认真负责的同志担任收、发文管理工作。接收和发送及时登记，做到不错记错送，不迟记迟送和不漏记漏送。
第五条 保证机要通道、政府网24小时畅通，随时接收机要通道、政府网文件，收到文件认真核对、登记、送领导流传。
第六条 在传阅过程中，切实注意保密。
第七条 传阅完毕后，将具有保存价值的文稿、材料收集齐全，及时归档。对于没有存档价值的公文，经领导批准后销毁，销毁秘密等以上公文按有关规定办理。
第三章 文件材料整理归档制度
第八条 按照《中华人民共和国档案法》的规定，本院档案和档案工作实行集中统一管理，由分管领导直接领导，建立档案室，配备专职档案员，科室设兼职档案员，形成档案管理网络。
第九条 凡是反映本机关工作活动，有查考利用价值的文件材料，以及与本机关业务工作有关的资料均属于归档范围。具体按《靖江市人民检察院各类档案分类方案、基本归档范围、保管期限》的有关规定执行。
第十条 归档时间：文书档案和诉讼档案应在第二年的六月底前整理立卷，向本机关档案室移交归档；会计档案由会计部门保存一年后向档案室移交归档；其他档案如基建档案在工程竣工后三个月归档；设备档案在设备开箱时立即归档；其他档案办结后随时归档。
第十一条 归档要求：归档的文件材料，应符合完整性、系统性、成套性的要求，不得残缺不全。归档的文件材料必须准确反映本机关各项工作活动的真实内容和历史过程。归档的文件材料应做到线条清楚、字迹清楚，经系统整理、编目，履行交接手续，签署完备。
第十二条 按规定应归档的文件材料，必须经系统整理和验收合格后向院档案室移交，不得据为己有。
第四章 档案的保密制度
第十三条 档案人员必须忠于职守，严格执行档案管理制度，遵守保密纪律，做到守口如瓶。对来往的文件、资料，应及时收拆、登记、传阅、催办、回收，做到不积压、不错漏、不泄密。
第十四条 非档案室工作人员不得随便进入库房，工作人员中途离开库房应随手关、锁好门和门窗。
第十五条 借阅档案，均应在阅档室进行。
第十六条 因工作需要，摘录或复制带有密级的档案，须经分管领导批准。
第十七条 每年对保密工作进行一次保密大检查。
第五章 档案利用制度
第十八条 本院各科室查阅本科室的诉讼、文书和其他业务性档案，应事先填写“档案借阅单”，由部门负责人签字后到档案室查阅，如调阅非本部门的档案，除查阅党组会议文件须经党组书记批准外，其余须经分管领导或办公室主任批准。
第十九条 外单位确需查阅档案，须有两人持有单位介绍信，经分管领导批准后方可查阅。
第二十条 查阅档案一律在阅档室。确因特殊情况需借出的，须经分管领导批准。外单位借阅，须持有借阅单位领导签字、盖有单位公章的借阅公函，并经分管领导批准方可借出。借档一律按规定办理借阅手续，均须于一星期内归还。检察诉讼卷宗一般不外借。
第二十一条 查借档案后，应据实填写《档案利用效果登记表》，写明查档目的、摘抄内容及作用和效果，及时反映档案室存查。
第二十二条 查阅档案，可根据工作需要摘抄，除国家已颁发的法律、法规、法令性文件外，一般不得复印。如特殊情况需复印者，须经分管领导批准。外单位摘抄、复印档案、资料须经档案室查核后，加盖档案室摘抄专用章。专用章只证明摘抄、复印资料的来源，不作其他证明，外单位复印资料应交纳一定费用。
第二十三条 无论任何单位及领导，在查阅、借阅档案时，均不得在案卷上圈划、批注、污损、涂改、剪裁及任意拆散档案。
第六章 档案鉴定与销毁制度
第二十四条 本院档案鉴定工作，由分管领导、有关科室人员和档案人员组成鉴定小组。
第二十五条 根据国家有关档案保管期限的规定，结合本院实际，确定档案的保管期限。
第二十六条 对确无保存价值的档案，由档案室和相关科室提出申请，鉴定小组审核，按规定报上级有关部门批准后，方可销毁。
第二十七条 销毁档案应指定专人负责，鉴销人在销毁清册上签字，档案室应及时在有关登记簿和检索工具中注销。
第七章 档案保管制度
第二十八条 档案室每月对档案进行一次认真检查，发现问题及时向领导报告，并采取有效措施，保证档案的安全。
第二十九条 库房要坚固，要达到防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫八防措施要求，严禁存放易燃、易爆、易腐蚀的物品，杜绝有害气体污染窜入室内。
第三十条 要每天做好温湿度记录，库房温度保持14度到24度，湿度保持在45—65％之间。底片、录音、录像带应入防磁柜的密封保存，照片档案装入影集保存。
第三十一条 档案应排列有序，统一编号，分类存放。
第三十二条 下班前认真检查门窗，切断库房电源，确保档案安全。
第三十三条 库房内严禁吸烟。
第八章 档案 接收、移交制度
第三十四条 凡本院机关活动中形成的，上级机关和相关部门印发的具有保存价值的、院领导阅示和承办人办理完毕的文件材料，应定期移交档案室归档。
第三十五条 机关综合部门或业务部门一般应在第二年上半年向院档案室移交档案(文书档案四月底前，诉讼档案第二季末前，其他各门类档案随时移交)，交接双方根据移交目录清点核对并履行签字手续。
第三十六条 按进馆要求，凡到期档案，应造好清册，连同案卷目录(一式二份)和电子文件目录、参考资料，一并向县档案馆移交。
第三十七条 专职档案人员工作变动时，应及时办理好移交手续，并报市档案局同意后方可离职。
第九章 档案信息发放制度
第三十八条 本院各部门须在各类信息编写完成后十日内报送档案室归档，档案室在收到信息后十日内编制信息并装订成册，形成电子文档。
第三十九条 档案信息装订成册后须在一周内发放到本院所有领导及各部门，由接收领导和各部门负责人或内勤签收阅览。
第四十条 装订成册的档案信息内容较多的，可发送电子文档，电子文档通过本院局域网发放，本院领导和各部门收到电子文档后，须在档案信息发放登记表上签字。
第四十一条 档案信息发放后，本院领导和各部门应及时阅读并将反馈意见及利用情况及时告知档案室登记，同时须对档案信息内容予以保密。
第四十二条 档案信息发放后一个月内，档案管理人员须收回所发信息存档或从局域网上删除信息，以便保密。
第四十三条 档案室须集中管理档案信息发放登记表并装订归档，对档案信息得以利用的应及时记载。
第四十四条 涉及国家机密，商业秘密和个人隐私的档案信息，必须专人发放、及时回收，防止出现泄密事件。
第十章 安全保卫工作制度
第四十五条 为了保证档案安全，非档案人员，未经批准不得进入库房。
第四十六条 库房内禁止吸烟，易燃、易爆物品和食品不得进入库房。
第四十七条 进库的档案、资料必须认真检查，不符合保管要求的一律不得入库。
第四十八条 工作人员离开办公室、库房、阅档室，应随手熄灯、关门，下班时必须关好门窗，切断各种电器的电源，确保库房的安全。
第四十九条 库房钥匙由管理人员保管，不得出错。
第五十条 遇有地震、水灾和其他特殊情况，工作人员必须及时到院坚守岗位。
第五十一条 消防器材每半年检查一次，对失效的及时登记、调换更新。
第五十二条 定期检查安全保卫情况，发现问题及时汇报，并采取措施。
第十一章 档案的鉴定整理和定期检查制度
第五十三条 档案鉴定小组每年第一季度对上年度的全部(上级和同级及本院)的文件进行一次全面检查，鉴别那些需要归档，应分类标明保管期限，对不归档的要作出结论，便于登记销毁。
第五十四条 档案鉴定小组每年的第二季度对档案库房要进行一次全面检查。检查中发现无保存价值的及时调整，重新组卷，保护档案的完整性。
第五十五条 对无保存价值的文书档案要做到及时登记，在登记时必须按档案销毁清册逐项填写，字迹清楚不遗漏，以便备查。
第五十六条 销毁文件时必须经领导批准后，由二人以上同时执行销毁，要坚持化尽后方能离开。
第十二章 档案统计与汇报制度
第五十七条 档案统计按规定每年截止十二月三十一日，按档案统计报表，准确统计。于一月十五日以前报上级档案部门。
第五十八条 档案统计，平时要注意数据积累，建立各类档案统计台帐，以便年终汇总。
第五十九条 每年统计前，必须对库房各类档案进行盘点核对，准确无误方能填写报表，并送领导审阅。
第六十条 档案工作在年初制定计划时，应先向领导汇报当年档案工作的打算和设想，并按领导的意图和本院档案工作的实际制定切实可行的工作计划和措施。上半年对档案工作作一次小结，年底及时总结汇报，平时遇到难题及时向领导请示汇报。
第十三章 档案工作“三纳入”、“四参加”制度
第六十一条 档案工作是单位各项管理工作的重要组成部分，是提高工作效率，确保工作质量的必要条件。为进一步加强档案工作的规范化、标准化建设，建立完善的收集工作机制，结合本单位实际情况，特制定“三纳入”、“四参加"制度。
第六十二条 “三纳入”：即将档案工作纳入本单位的整体规划、年度工作计划，纳入单位管理制度和本单位领导工作的议事日程，纳入有关人员的岗位职责。
第六十三条 “四参加”：为确保本单位档案的齐全完整，档案人员必须参与管理，了解全程的工作动态和相关业务的基本情况，应做到“四参加"，即参加本单位重大活动，参加本单位基本建设项目验收，参加本单位购置的设备开箱验收，参加本单位科研课题鉴定会。
第六十四条 文书档案文件材料的归档工作实行“三纳入”，即纳入本单位以及各部门的工作计划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围；做到“四参加”管理：在布置、检查、总结、验收年度各项工作的同时，档案人员或相关部门兼职档案人员参加布置、检查、总结、验收文书档案工作。
第六十五条 设备档案工作要纳入设备管理工作之中，与设备计划管理、设备采购和设备使用等工作紧密结合，保证设备档案资料的完整、准确、系统，要纳入相关人员的职责范围。重大设备的开箱验收必须有相关档案人员参加。
第六十六条 声像、电子档案工作必须纳入本单位相关部门的管理制度中，与各项管理制度紧密结合，实行制作工作和建档工作同步管理，即制作人员接收任务与声像、电子材料的归档要求同步进行。
第六十七条 实物档案工作必须纳入本单位相关部门管理制度中，实行接受荣誉工作和建档工作同步管理，即单位获得奖状、奖牌(奖章)、证书、锦旗及印章管理、其他题词与实物材料的归档要求同步进行。
第十四章 机关档案室工作的基本任务
第六十八条 指导、检查、督促本机关文件材料的形成、积累、整理、归档工作。
第六十九条 集中统一管理本机关在工作中形成的各种门类和载体的全部档案，积极提供利用，为机关各项检察工作服务。
第七十条 传达贯彻党和国家有关档案工作的方针、政策、法规和地方档案行政管理部门的规定、办法。
第十五章 分管领导职责
第七十一条 本院档案工作由分管领导全面负责，确保档案工作的宏观建设，全面提高档案工作科学管理水平，更好地为检察工作服务。
第七十二条 认真贯彻执行《档案法》和有关档案工作的规定，切实增强全院干警的档案意识和加强对档案工作的领导。
第七十三条 审定档案工作计划、总结和经费开支。
第七十四条 把档案工作列入议事日程，每年须不定期召开档案工作会议，专门研究档案工作，经常听取工作汇报，及时帮助解决档案工作中遇到的重大问题和困难。
第七十五条 负责对本院及外单位借阅本院档案的审批工作，对借外档案实行及时归档的严格督查。
第七十六条 负责组织节假日的档案安全保卫检查工作。
第七十七条 对作出成绩和贡献的档案工作人员给予表彰、奖励，对工作失职的人员给予批评和必要的处罚。
第十六章 档案室主任职责
第七十八条 本院的档案室主任由办公室主任亲自兼任并全面负责档案室的工作，负责对本院档案的收集、保管、整理、归档、统计、鉴定、销毁、移送等制度的组织实施。
第七十九条 认真贯彻执行《档案法》和有关档案工作的规定，切实增强全院人员的档案意识，定期组织全院干警学习《档案法》及有关档案法规的学习。
第八十条 认真组织拟定好档案工作计划，及时检查工作计划、目标、任务的落实和完成情况，督促专、兼职档案员认真履行工作职责。
第八十一条 做好档案保密和安全保卫工作，确保档案的安全完整。
第八十二条 认真组织好档案工作人员的优秀奖励和违反《档案法》事件的查处呈报工作，确保奖惩制度的兑现。
第十七章 档案专、兼职工作人员职责
第八十三条 认真贯彻执行国家档案法律法规和上级人民检察院及地方政府档案部门的有关规定，科学管理好本院档案工作。
第八十四条 按照档案管理范围，负责本机关各类档案的收集、整理、保管、鉴定和销毁工作。
第八十五条 指导和监督本院各科室文件材料的形成、积累、收集、整理和归档工作。检查、解决各科室档案工作中存在的问题。
第八十六条 编制档案检索工具和编纂档案资料汇编，并及时补充、修订，迅速、准确调借档案为领导决策和机关工作服务。
第八十七条 执行保密制度，积极做好档案的安全、保卫工作。
第八十八条 兼职档案员的职责
(1)熟悉档案工作基本知识，按照档案工作要求，负责本科室文件(案件)材料的收集、整理和归档，并按时向院档案室移交。
(2)及时反映本科室对档案工作的意见和要求，协助档案室作好档案工作。
第十八章 附 则
第八十九条 本制度由机关档案室负责解释。
第九十条 本制度与上级制度有抵触时按上级有关规定执行。
第九十一条 本制度自颁发之日起施行。
二○一一年一月十八日
