靖江市人民检察院关于电子文件归档管理的规定(试行)
为适应信息化建设的需要，规范我院电子文件归档与管理工作，根据《中华人民共和国档案法》及江苏省、泰州市有关电子文件归档管理的文件精神，特制定本规定。
一、电子文件的意义
电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
二、电子文件的收集范围、要求和方法
(一)收集范围
电子文件的收集范围有可能作为档案保存的电子文件，除按文件归档范围的有关规定执行外，还应包括相关的支持软件和数据等。
1．通过靖江市电子政务系统、检察院综合信息系统形成的本院电子公文。
2．本院文书类电子文件。
3．上级下发、同级平行的文书类电子文件。
4．传统的纸质文件采取相关技术手段转换后形成的文书类电子文件。
5．其他门类的电子文件，包括用数码相机等设备获得的图像电子文件、用计算机辅助设计或绘图等获得的电子文件、用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件、用视频设备获得的影像文件、用音频设备获得的声音文件、由计算机多媒体技术制作的多媒体电子文件、应用软件设计程序编制的计算机程序文件、应用数据库软件等获得的数据文件等其它电子文件。
6．计算机系统运行和信息化处理等过程中涉及的电子文件处理有关参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
(二)收集要求
1．要收集本院需要归档的所有电子文件，包括文书类电子文件和其他门类的电子文件。
2．要保留文书类电子文件流转的重要过程，包括主要的修改、领导审阅签署的重要意见、电子签名等。
3．保证文书类电子文件在流转过程中不被非正常修改，在运行过程中做好实时监控，确保安全。
4．保证其他门类的电子文件在形成后不被非正常修改，由形成部门确保其安全。
(三)收集方法
1．通过靖江市电子政务系统、检察院综合信息系统收集。
2．纸质文件通过扫描等技术手段转化为电子文件。
3．本单位其它文书类电子文件和其他门类的电子文件做到“谁办理、谁收集”。
三、电子文件管理的技术要求
(一)电子文件管理硬件要求
1．硬件配置：英特尔奔腾3以上级别中央处理器的PC机(内存要求在128MB以上，硬盘要求在80GB以上)、扫描仪、光盘刻录机等。
2．软件配置：微软公司Windows2000以上级别的操作系统，Internet Explorer 6.0以上版本的浏览器，安装符合标准的专用软件。
(二)归档电子文件存储格式
归档电子文件存储格式是指在计算机上可读取利用的文件格式。
1．通用文件格式应按“归档电子文件存储格式” (下表)选择存储格式。
基本数据类型 格式
文本 DOC WPS TXT PDF
声音 WAV MIDI MP3
图形 DXF
图像 TIF GIF JPEG BMP
视频 RM RMVB AVI MPEG－2 MPEG－4
网页 HTML XML
幻灯R PPT DPS
表格 XLS ET
2．专用电子文件格式不能转化为通用电子文件格式或转化后可能造成有关数据丢失的电子文件仍采用专用电子文件格式归档，但归档时必须连同相关应用软件一并归档。
3．电子文件类别代码：T－文本文件，I－图像文件，G－图形文件， V－影像文件，A－声音文件，M－多媒体文件，P－计算机程序，D－数据文件。
(三)纸质文件扫描成电子文件的要求
1．图象色彩：黑白位图
2．图像分辨率：200dpi
3．图像格式：TIF
四、电子文件的整理归档
(一)电子文件的整理
1．整理要求
文书类电子文件的整理与文书类纸质文件相同，按本院文书档案的分类方法进行，其它门类电子文件的整理按本院分类方案设置的实际情况来整理。
2．整理方法
(1)文书类电子文件。使用靖江市电子政务系统、检察院综合信息系统中的档案管理模块对电子文件进行分类著录，须著录的项目有全宗号，档号、载体编号、题名、责任者、稿本、电子文件类别代码、电子文件格式、密级、保管期限、成文日期等，并形成机读目录。
(2)其它门类电子文件。运用符合标准的专用软件进行分类著录(须著录的项目同上)，并形成目录。
3．归档电子文件载体的整理
脱机归档的载体采取时间顺序编大流水号的方法来整理，并形成电子文件载体目录。
4．档号的编制
因本院系采用“年度保管期限”分类。
电子文件门类代号由英文字母DZ。本院电子文件分为文书类电子文件、活动类、技术类、其他四类。
(二)电子文件的归档
电子文件的归档分为逻辑归档和物理归档。逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变远储存方式和位置而实现电子文件向档案室移交的过程。物理归档是指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至独立的可脱机保存的载体上，向档案室移交的过程。
1．归档时间
(1)逻辑归档应按时进行，随办随归；并于次年第一季度将管理权从文书部门移交到档案室。
(2)物理归档应定期完成，在靖江市电子政务系统、检察院综合信息系统中的电子文件每年一次制成光盘脱机保管，其它门类电子文件由各形成部门整理后交办公室制成光盘脱机保管，均于次年第一季度移交档案室。
2．归档检测
在进行电子文件归档时，应按其基本技术条件进行检测。检测内容包括：
(1)硬件环境的有效性；
(2)软件环境的有效性；
(3)信息记录格式的通用性；
(4)有无病毒感染。
3．归档鉴定
电子文件的归档鉴定工作，参照文件鉴定的有关规定进行，鉴定结果在电子文件的机读目录上制作相应的标识。鉴定内容包括：
(1)电子文件的有效性和完整性鉴定；
(2)电子文件与归档的纸质文件的关联性鉴定。
4．保管期限的划分
电子文件保管期限划分按现行规定执行。
5．归档要求
(1)电子文件的逻辑归档，在归档电子文件鉴定后，将管理权从文书部门移交到档案室。
(2)电子文件的物理归档，把带有归档标识的电子文件，分年度分保管期限拷贝至耐久性的载体上，向档案室移交，一式三套，分别用于封存保管、查阅使用、异地保存。
(3)采用的载体按优先级别依次为一次写光盘、可擦写光盘、磁带等，禁止使用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。
(4)在进行电子文件归档的同时，应将永久、长期的电子文件制成纸质文件，按相关门类档案的归档方法同时进行归档。
(5)要在文书类电子文件与纸质文件之间建立准确、可靠的标识关系，一般用档号来标识。
(6)电子文件一般应采用通用的数据格式进行归档。
(三)电子文件的归档移交
1．归档载体的标识
存储归档电子文件的载体上应使用记号笔注明全宗号、目录号、分类号、年度、载体编号，在载体包装盒上应贴有标签；标签内填写全宗号、目录号、分类号、年度、载体编号。
2．归档载体的检验
档案人员应使用相应的技术处理设备，对归档的每套载体进行载体外观、病毒检验等。
3．电子文件的检验
档案人员应对归档电子文件进行抽查，从文件真实性、完整性、有效性三个方面进行检验，抽查比例不少于20％。并对归档载体上的文件与脱机保存前的电子文件进行比照，具体要求如下：
(1)文件真实性检验：检验电子文件的内容、结构和其他信息(如修改、签署意见等)经过物理归档后是否与原始状况一致。
(2)文件完整性检验：检验电子文件的内容是否有缺损、页数是否一致。
(3)文件有效性检验：检验电子文件是否具备可利用性、数据的可识别性，即文件是否能阅读，是否能进行处理。
4．移交手续
验收合格后，档案室应与移交部门办理交接手续，一式两份，一份由移交部门保管，一份由档案室保管。
五、归档电子文件的管理
(一)归档电子文件的保管
电子文件保管应具备纸质档案的一般要求外，还应符合下列条件：
1．环境温度：17度—20度；
2．相对湿度：35％—45％；
3．远离强磁场；
4．与有害气体隔离；
5．采取防潮措施。
(二)归档电子文件的利用
1．电子文件的封存载体不得外借。未经批准任何单位或人员不得擅自复制电子文件。
2．利用时使用拷贝件，利用者对电子文件的使用权限应在规定的范围之内进行。
3．采用联网方式利用时，必须符合有关保密的规定，采取稳妥的安全保密措施。
(三)归档电子文件的统计
档案室应及时按年度对电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁等情况进行统计。
(四)电子文件的鉴定销毁
1．电子文件的鉴定，按有关档案鉴定销毁的规定执行。
2．电子文件的销毁，应在办理审批手续后实施。
(五)涉密电子文件的管理
1．涉密电子文件的范围
指含有国家秘密、工作秘密、内部信息的涉密文件、内部文书、重要会议记录等，包括密级类别中内部、秘密、机密、绝密4个类别。
2．涉密电子文件的整理
在文件分类时设为保密类，目录单列。涉密电子文件必须在与公共信息网络(国际互联网)、电子政务外网物理隔离的计算机单机和录入设备上单独整理(包括电子扫描、信息输入等)。
3．涉密电子文件的归档、移交和保存
(1)涉密电子文件必须加密保存在脱机载体上，并在脱机载体上标明密级后向档案室移交。
(2)严禁通过公共信息网络(国际互联网)、电子政务外网传输包括目录在内的涉密归档的电子文件信息。
(3)涉密电子文件需要使用数据库保存时，应单独建库，与公共信息网络(国际互联网)、电子政务外网物理隔离，并采取与所保护的电子文件密级相一致的经国家主管部门批准的加密技术进行加密保存。
(4)涉密电子文件的利用与涉密纸质文件的利用相一致，需根据《国家秘密载体保密管理规定》（中办厅字[2000]58号）的要求，明确利用权限、审批程序和利用者应当承担的保密责任及义务，并严格审批手续。
4．涉密电子文件的销毁
涉密电子文件需要销毁时，应确保存储载体与涉密信息一并销毁，未能一并销毁的，应采取强消磁等技术措施彻底清除涉密信息。
六、本规定自颁发之日起施行。
二○一一年一月十一日
